Grote IT-bedrijven werken samen vóór en met ProRail
Een jaar geleden kwam na een aanbestedingstraject het nieuwe samenwerkingsverband ProRail IT Partners tot stand. Het betreft niet zomaar een samenwerking, maar een vorm waarbij kennis, expertise en ervaring openlijk met elkaar gedeeld wordt. Een jaar na de start is het tijd om met de vijf partners te evalueren.
De vier bedrijven die met ProRail samenwerken in ProRail IT Partners (PITP) zijn – in willekeurige volgorde – InTraffic (onderdeel van ICT Group), Ordina (Sopra Steria), CGI en Tata Consultancy Services (TCS). De samenwerking als ProRail IT Partners kwam in plaats van de SBOP-contracten (Software Beheer en Ontwikkel Partner) die begin vorig jaar na tien jaar afliepen.
Omdat die contracten afliepen én omdat ProRail grote behoefte had aan een andere vorm van samenwerking werd besloten het over een andere boeg te gooien. Een nieuwe vorm van samenwerking – partnerschap – werd meegenomen in een aanbestedingstraject. Met de partners die uit die aanbesteding als beste naar voren kwamen werd de nieuwe vorm van samenwerken verder vormgegeven en vervolgens ook uitgevoerd. Een samenwerking met een minimum aan onderlinge concurrentie, maar mét veel tijdwinst en zekerheid, waarbij de kwaliteit en het algemeen belang – de continuïteit en verbetering van de dienstverlening van ProRail – voorop staan.
“We zien dat ICT in brede zin en applicaties in het bijzonder een steeds belangrijker onderdeel zijn van het plannen en probleemloos laten rijden van treinen”, trapt ICT-manager Paul van Asten namens ProRail af. “Een jaar of twaalf geleden zijn we daarom naar de zogeheten SBOP-constructie gegaan. Maar het werken met losse minicompetities binnen de raamovereenkomst in combinatie met het grote en complexe ICT-landschap waar we bij ProRail mee te maken hebben werkte niet optimaal. Daarom hebben we bij de vernieuwing van de raamovereenkomst gekozen voor een andere aanpak, waarbij samenwerking en het borgen van kennis, kunde en kwaliteit centraal staan.”
Vanuit die gedachte ging ProRail op zoek naar vier partners waarmee de spoorbeheerder op gelijkwaardige basis zou kunnen samenwerken, in het belang van het eindproduct. “Behalve het in goede banen leiden van het treinverkeer hebben we richting de nabije toekomst een fikse opdracht”, stelt Van Asten. “De spoorbranche staat voor de uitdaging om de groei van Nederland te ondersteunen op het gebied van reizigers- en goederenvervoer over het spoor. Om dat voor elkaar te krijgen op ons al volle netwerk, speelt ICT een cruciale rol. Daar hebben we de nodige kennis en kunde voor nodig, die we dan ook nog eens ongebreideld en in optimale samenwerking gaan inzetten. Dat was dan ook het idee achter PITP.”
Alle partners hebben binnen PITP hun eigen perceel aan werk, maar moeten dat wel op elkaar afstemmen. “Het delen van informatie met elkaar is inderdaad erg belangrijk”, bevestigt Van Asten. We investeren samen in PITP. Dat kunnen we ook, want we hebben samen afgesproken dat we dit in elk geval 10 jaar met elkaar gaan doen.”
De start
Het eerste jaar van PITP stond in het teken van de transitiefase. Alle ICT-projecten en – applicaties werden ondergebracht in de nieuwe percelen, bij de partner die dat deel gegund heeft gekregen. Dat betekende dat sommige applicaties moesten worden overgedragen aan een andere partner. Henk Woolschot van TCS over deze fase: “Wij waren de nieuwkomers, want de andere drie partijen werkten al samen binnen het SBOP-contract. Omdat wij nieuw waren, speelde het creëren van vertrouwen in eerste instantie een grote rol. Bovendien moest ik aan mijn eigen organisatie uitleggen dat ik in mijn team heel nauw zou gaan samenwerken met collega’s van normaal gesproken concurrerende partijen. Dus ook bij de achterban moest het vertrouwen gevoed worden. Een proces dat makkelijker en sneller verliep dan ik voor mogelijk had gehouden.”
“Ik vind het ontzettend gaaf en interessant om dit zo mee te maken”, zegt Client Director Eric Slobben van Ordina. “Je moet je realiseren, we zitten hier met vier partijen bij elkaar die zich elders in de markt als concurrenten beschouwen. En nu werk ik als ware collega’s met hen samen. Dat is heel bijzonder.”
Bob Brands, Business Unit Manager bij InTraffic, lacht. “Grappig als je het nu ziet en je denkt terug aan hoe het was: zaten we echt als concurrenten met ProRail om tafel. En als we elkaar tegenkwamen hielden we letterlijk onze kaarten tegen de borst. Dat doen we nu echt anders. En ik denk dat we er nog beter in kunnen worden.”
De transitiefase
Volgens Slobben werd de verdeling van werk binnen de transitiefase anders gedaan dan voorheen het geval was. “Binnen SBOP was de verdeling technisch ingezet. Dat is nu een kwartslag gekanteld, naar functionele gebieden.”
Sander Kapsenberg, Director Consulting Service bij CGI, noemt nog een ander mooi voorbeeld van hoe het er in het eerste jaar PITP aan toeging. “Vanaf november 2024 zal er voor een periode van 80 weken, wisselend één of beide rijrichtingen geblokkeerd zijn tussen Emmerich en Zevenaar. Dit maakt het plannen van het spoorgoederenvervoer heel moeilijk, omdat er weinig andere routes zijn. De nu beschikbare systemen geeft de planners onvoldoende ondersteuning. Om die reden is aan de ProRail IT Partners gevraagd een nieuwe oplossing te ontwikkelen die hierbij gaat ondersteunen. Vanwege de omvang van het gewenste ontwikkelteam, en de grote tijdsdruk, hebben we als PITP-s de handen ineen geslagen en een ontwikkelteam opgebouwd dat bestaat uit ontwikkelaars van verschillende partners. Iets dat alleen mogelijk is als er vertrouwen is, en een oprechte wil om ProRail samen te helpen.”
Van transitie naar transformatie
Volgens Paul van Asten verliep de transitiefase uitstekend, al was het wel spannend. “We waren eigenlijk met een open hartoperatie bezig, terwijl dat hart wel moest blijven pompen. Met andere woorden: we waren bezig met een fikse transitie, maar de dagelijkse gang van zaken mocht daar niet onder lijden, sterker nog: niks van merken. We moesten bepaalde initiatieven ook bij de partners laten, waar we die normaal gesproken altijd zelf namen. Dat was even wennen. Maar we merkten gaandeweg heel goed dat als je vertrouwen geeft, je het ook terugkrijgt.”
Zo werd de overdracht van alle ICT-werkzaamheden binnen een jaar gerealiseerd. Na de transitie is het nu dus tijd voor de transformatie. “Daar zijn we stiekem al mee begonnen”, zegt Van Asten. “Als we onderweg zaken tegenkwamen die we direct konden oppakken, hebben we dat natuurlijk gedaan. We zitten eens in de twee weken bij elkaar en dan
bespreken we doen welke verbetering we op gaan pakken en wie dat wanneer gaat doen. We kijken zelfs verder dan dat. Bijvoorbeeld naar het samen ontwikkelen van teststraten, het delen van code en gebruik maken van testkennis.”
Voor Slobben was de transitiefase heel belangrijk om de samenwerking te kunnen testen. “Er was veel onderling vertrouwen voor nodig. Maar juist door die overdrachten van alle werkzaamheden krijg je met elkaar ook een frisse blik op alles, dat ervoer ik als een bijkomend voordeel.”
“De transitie was vanzelfsprekend nodig, maar was wel een vertragende factor”, zegt Woolschot. “Nu kunnen we echt volle kracht vooruit. De belangrijkste pijler in de transformatiefase die we nu ingaan is innovatie. Hoe gaan we ons echt verbeteren? Daar is een wereld te winnen.”
Brands is het met hem eens. “We zijn nu zover dat we niet meer kijken als wij/zij. We vormen een hecht team en gaan nu ook kijken naar de performance van het totale team. Zonder aanziens des persoons. Dan is het ook van belang om heel eerlijk naar elkaar te blijven, om zo de prestaties zo hoog mogelijk te houden.”
Dat beaamt Van Asten: “Van partnerschap wordt vaak verwacht dat het alleen maar lief en aardig doen is tegen elkaar, maar het is juist belangrijk dat we ook kritisch blijven kijken. Binnen een partnerschap moet je ook kunnen aangeven als je het onderling even niet met elkaar eens bent. Dus is het belangrijk om continu scherp het gesprek met elkaar aan te gaan. Dat móet je doen als je de hoogste prestaties met elkaar nastreeft en als het je intentie
is om minimaal 10 jaar met elkaar door te gaan.”
Voor PITP wordt het daarnaast ook belangrijk dat men samen probeert werknemers aan te trekken. “We hebben in het partnerschap enorm veel goede mensen in huis. Belangrijk is ook om die bij ons te houden én om nieuwe medewerkers te interesseren om in de spoorsector te komen werken. En daar zullen we ook qua beloning samen stappen in moeten zetten. Verder moeten we ook de mogelijkheden vergroten om treindienstleiders te kunnen opleiden. Dat wordt heel belangrijk. We moeten namelijk met steeds minder mensen meer werk kunnen doen en ook dat moet mogelijk gemaakt worden.”
Eric Slobben sluit af met een mooie metafoor. “Ik vind het verhaal van die twee Nederlandse Olympische windsurfers in dit kader wel heel passend. Die twee trainen het hele jaar samen, maar bij een wedstrijd zijn ze voor even elkaars concurrent. Maar ze zijn wel altijd nummer één en twee, omdat ze samen trainen en daardoor gewoon beter zijn dan de rest. Zo staan we er in onze samenwerking binnen PITP ook in: laten we elkaar versterken. Natuurlijk, we willen allemaal winnen, maar dat doen we nu samen, in het belang van ProRail en uiteindelijk in het belang van de vervoerders, de reizigers en de verladers.”
Lees ook:
