Effectief omgaan met arbeidsconflicten en verzuim
Spanningen op de werkvloer, ze kunnen leiden tot een arbeidsconflict. Wanneer deze spanning toeneemt, volgt er in de praktijk regelmatig een ziekmelding. Een ontwikkeling die enkel verliezers kent. Een uitgevallen medewerker kost namelijk gemiddeld € 300 tot € 450 per dag. Bovendien, komt een arbeidsconflict de werksfeer, -plezier en productiviteit absoluut niet ten goede.
Genoeg reden hier als organisatie verandering in te brengen. Dat onderstreept ook Martyna Miller, mediator en verzuimmanager bij Capability, die uitlegt dat leidinggevenden hierin een belangrijke rol kunnen vervullen. De sleutel tot succes? Die ligt in communicatie. Lees hier wat je binnen jouw organisatie kunt doen om arbeidsconflicten te voorkomen en op te lossen.
Opeenstapeling van factoren
Arbeidsconflicten zijn van alle tijden. Wel signaleren we een toename in conflicten, mede dankzij de krapte op de arbeidsmarkt en opgelopen werkdruk. Dit geeft medewerkers enerzijds een sterkere uitgangspositie en anderzijds is de druk een voedingsbodem voor frustratie. Martyna vertelt: “Als verzuimmanager gaan we in gesprek met uitgevallen
medewerkers. Het gaat vaak over fysieke klachten. Meestal horen we na zo’n 2 weken, wanneer hij of zij tot rust is gekomen, dat er ook mentale belemmeringen spelen. Iemand is overspannen, kan niet meer slapen of ondervindt stressreacties. Doordat we doorvragen komt de echte oorzaak boven: een conflict.
Mensen vinden het in eerste instantie spannend te benoemen dat er iets speelt tussen hen en een collega of leidinggevende. En soms weten ze het zelf ook niet direct. Als je je niet lekker voelt, leg je namelijk initieel de focus op de fysieke klachten. De oorzaak kan echter ook vanuit stress ontstaan, dat zich langzaam opbouwt totdat het escaleert.”
Hoge weerstand, diverse oorzaken
Conflicten kunnen vanuit allerlei redenen ontstaan. “Vaak is het een opeenstapeling van incidenten”, legt Martyna uit. “Iemand is al 3 keer op de productielijn ingepland, de manager is niet eerlijk of vergeet iets, of iemand is al vaker met de leidinggevende gebotst en wil daardoor niet meer met hem of haar werken. En vaak weten werkgevers niet eens dat er sprake is van een conflict. Simpelweg omdat werknemers zich niet uit durven spreken, bang voor eventuele gevolgen. De weerstand is op dat moment dermate hoog, dat een medewerker letterlijk fysieke klachten krijgt. Als verzuimmanagers zoeken we dan naar oplossingen, dat vaak ligt in het aangaan van het gesprek.”
Aandacht & communicatie
Als organisatie wil je arbeidsconflicten natuurlijk zo veel mogelijk voorkomen. Volgens Martyna staat en valt het bij communicatie. “Je voorkomt meer misverstanden wanneer er binnen de hele organisatie transparant gecommuniceerd wordt. Van werknemer tot directeur. Binnen veel bedrijven zijn er standaard functioneringsgesprekken gepland, maar is er weinig aandacht voor een kort gesprekje op persoonlijk niveau. Niet gericht op prestaties of resultaten, maar juist om te checken hoe het met iemand gaat. Door deze ruimte te nemen help je conflicten in een vroege fase te identificeren.”
Meer aandacht helpt, maar dan is het wel zaak dat leidinggevenden in staat zijn zulke gesprekken te voeren. Martyna licht toe: “Dit gaat namelijk verder dan alleen vragen hoe het met iemand gaat. Je moet weten hoe signalen op te pikken, hoe je moet doorvragen. Toon interesse en zorg dat je weet wat er speelt in je team of binnen de afdeling. Vanuit Capability bieden we cursussen aan voor leidinggevenden, waar ze leren dit soort gesprekken te voeren.”
Duidelijke lijnen
Elke leidinggevende heeft het druk en dient vaak veel ballen in de lucht te houden. Het standaard inplannen van persoonlijke gesprekken kan als belastend worden ervaren. “Je hoeft je medewerkers ook niet elke week te spreken”, stelt Martyna. “Maar plan bijvoorbeeld 3 keer per jaar een gesprek in met elke medewerker, dat moet te doen zijn. Kijk na 1 jaar in hoeverre de relatie met de medewerker is verbetert en wat het oplevert.”
“Zorg er daarnaast voor dat iedereen in de organisatie weet waar zij zich kunnen melden als ze ergens mee zitten. De eerste lijn is vaak de leidinggevende, maar zorg dat mensen ook duidelijk weten hoe zij de vertrouwenspersoon kunnen bereiken. Laat deze persoon zich ook voorstellen binnen de organisatie, zodat mensen er vertrouwd mee raken. Daarnaast is het wenselijk dat de HR-afdeling binnen het bedrijf te boek staat als stabiele factor in het bedrijf. Dat mensen weten dat ze daar met hun verhaal terecht kunnen.”
Een veilig gevoel
Wanneer er toch een conflict lijkt te ontstaan, zijn er enkele punten om rekening mee te houden. Martyna: “Vraag de medewerker of die het prettig vindt dat er een onafhankelijke persoon vanuit HR aansluit bij het gesprek. Of desnoods iemand vanuit diens eigen kring. Door een veilig gevoel te geven verlaag je de drempel en voorkom je escalatie. Laat het gesprek altijd op een veilig, neutraal terrein plaatsvinden. Als je de medewerker uitnodigt om
9.00 uur op het kantoor, kan dit spannend en confronterend zijn. En vanzelfsprekend is het belangrijk begripvol te zijn in het gesprek. Probeer je in zijn of haar positie te verplaatsen.”
Voorkom tijd, geld en frustratie
“Zodra ik, als verzuimmanager, merk dat er iets speelt adviseer ik dat werknemer en werkgever het gesprek aangaan”, gaat Martyna verder. “In de helft van de gevallen helpt dit de lucht te klaren en hoeft er geen mediation aan te pas te komen. Het kost niet zoveel tijd om een conflict op te lossen, meer aandacht geven helpt aanzienlijk. Het is de moeite waard conflicten vroeg te identificeren en op te lossen. Hiermee voorkom je veel tijd, geld en frustratie.”
Mediation is een laatste hulpmiddel voor werkgever en werknemer om hun conflict op te lossen. Het alternatief is escalatie via advocaten en de rechter, dat vanzelfsprekend in de kosten loopt. Hoewel mediation op vrijwillige basis is, kiezen mensen er vaak voor met mediation in te stemmen. En gelukkig leidt dit in de meeste gevallen tot een oplossing. Neemt niet weg, dat voorkomen altijd beter is dan genezen!
Hier nog eens alles op ’n rij:
Open en transparante communicatie, door het hele bedrijf heen, helpt.
Plan structureel een persoonlijk gesprek met je medewerkers, leer je mensen kennen en bouw een band op.
Zorg dat iedereen in het bedrijf duidelijk weet waar ze zich kunnen melden als ze ergens mee zitten (HR + Vertrouwenspersoon).
Wanneer er een conflict dreigt, ga het gesprek aan met je medewerker. Doe dit altijd op een neutrale, veilige plek.
Vraag of de medewerker het prettig vindt of iemand van HR aansluit.
Toon interesse en begrip, probeer in het gesprek samen naar een oplossing te zoeken.
Wanneer je er samen niet uitkomt, schakel dan hulp in via bijvoorbeeld de arbodienst (mediation).
Voorkom vergaande arbeidsconflicten
Meer tips over het omgaan met arbeidsconflicten? Capability begeleidt organisaties bij het signaleren van arbeidsconflicten én zorgt dat deze effectief opgelost worden, middels bijvoorbeeld mediation.
Lees ook:
