De cijfers liegen er niet om: in 2023 is het verzuim door psychische klachten hoger dan ooit tevoren. Een kwart van alle verzuimdagen (26%) viel in het 1 ste kwartaal van 2023 onder de categorie psychisch verzuim.

Het betekent dat steeds meer Nederlandse werknemers te kampen krijgen met stress- en burn-outklachten. Daarbij duurt psychisch verzuim vaak ook langer, waardoor organisaties uitgevallen medewerkers langer moeten missen. Alarmerende signalen die, wat Anja van Dalen (Business Unit Manager MKB) en Maurice Huiskamp (Verzuimmanager) van Capability betreft, niet genegeerd kunnen worden. Vaak zijn er voor daadwerkelijk verzuim al tekenen aan de wand die medewerkers met psychische klachten laten zien. Door hier scherp op te acteren kunnen leidinggevenden deze vroegtijdig opvangen en wellicht beïnvloeden. Lees mee en ontdek hoe dit werkt.

Stressvol spanningsveld

De problemen stapelen zich op. In veel sectoren kampen organisaties met een serieus tekort aan mensen, waardoor de druk op medewerkers enorm toeneemt. Anja: “Er wordt steeds meer gevraagd van mensen. Werkzaamheden worden verder geautomatiseerd, die in het verleden juist een rustpunt gaven. Bovendien is binnen veel branches het zelf opvangen van verzuim normaal geworden. Kijk bijvoorbeeld naar geldtransport, daar is het lastig gekwalificeerde mensen te vinden. Tel daar ook de sociale druk bij op, plus de disbalans tussen werk en privé. De overvolle agenda, het gezinsleven, smartphone en bijvoorbeeld mantelzorg in de naaste omgeving. Het vraagt veel van medewerkers.”

Dat de emmer overloopt bij medewerkers ligt lang niet altijd aan externe factoren. Maurice: “Je ziet dat de mentaliteit en werkethos veranderd zijn. Soms lopen er 4 of 5 generaties rond op de werkvloer, met ieder zijn eigen gedachtegoed. Dat kan frictie en spanning opleveren. Een tendens die wij signaleren is dat jongeren minder goed in staat zijn zelf de regie te pakken. Ze vervallen vaker in de slachtofferrol wanneer hen iets overkomt binnen werk of privé. Dan is de natuurlijke reactie dingen te laten varen omdat ze niet direct een oplossing zien. Werk is vaak één van de dingen die het eerst afvalt, mensen krijgen immers doorbetaald.”

Anja vult aan: “In de praktijk komen we overbelasting vaak tegen als reden voor verzuim. Dat heeft met coping te maken, hoe ga je met tegenslag om? Je ziet regelmatig dat uitgevallen medewerkers de schuld bij een ander neerleggen, bijvoorbeeld de werkgever. Hoewel dat onderdeel van het probleem kan zijn, ligt een groot deel bij hoe je er zelf mee omgaat.”

Voorkomen beter dan genezen

Binnen veel organisaties worstelen leidinggevenden hier op een goede manier mee om te gaan. Maurice: “De drukte van de dag is vaak leidend. Aandacht voor de mens achter de medewerker verdwijnt dan snel als eerste. De focus ligt op de werkzaamheden. Je ziet dat leidinggevenden veel varen op hun ervaringen uit het verleden en handelen vanuit aannames. De ‘oude mentaliteit’ werkt niet meer: ‘Hup, kom op! Je moet je maar aanpassen en doorgaan’. Dat valt snel verkeerd bij medewerkers. Het idee dat zolang iemand nog niet is omgevallen er niets gedaan hoeft te worden is achterhaald.”

Anja: “Als iemand uitvalt kun je corrigerend te werk gaan, maar dat loopt altijd hoger in de kosten achteraf. Een zieke medewerker kost gemiddeld € 300 tot € 450 per dag. Het is veel slimmer vooraf te investeren, vanuit een zorgplicht richting je medewerkers in plaats van handelen uit prestaties. De sleutel ligt juist bij het tonen van begrip, het gesprek aangaan. Zonder mensen de maat te nemen maar vanuit oprechte interesse een band opbouwen. Dan is het ook gemakkelijker vroegtijdig signalen op te pikken van psychische klachten.”

Maurice vult aan: “Je ziet namelijk snel genoeg hoe iemand in de wedstrijd zit. Is hij of zij vrolijk of terneergeslagen? Is iemands gedrag veranderd? Komt hij steeds vaker te laat, doet iemand moeilijk over verlof, wil hij meer uren werken of neemt degene veel extra verlof op? Stuk voor stuk signalen dat er iets speelt in iemands leven. Zijn er serieuze problemen of valt iemand uit? Dan is het belangrijk op zoek te gaan naar een goed passende oplossing. Dat kan variëren van coachtrajecten tot werkplekonderzoeken. Medewerkers zien vaak zelf geen oplossing meer. Door erover te praten en gericht advies te geven, zie je vaak dat er snel stappen gezet worden.”

Werk aan de winkel

Een ander belangrijk aspect is de bedrijfscultuur. Voelen medewerkers zich vrij genoeg om zich te uiten? Anja: “Waar 15 jaar geleden het normaal was dat er ontzag was voor de baas, is dat nu anders. Bewust of onbewust kan er binnen een bedrijf een angstcultuur heersen. Mensen vinden het lastig zich open te stellen. Ze voelen zich niet op hun gemak zorgen of klachten te delen met collega’s of leidinggevenden. De werkgever wordt dan al snel buitengesloten. En besef: een cultuur veranderen is niet gemakkelijk.”

Maurice: “Vanuit Capability adviseren we organisaties hiermee om te gaan. Het kan zijn dat leidinggevenden niet over de juiste vaardigheden beschikken om hun rol het best te vervullen. Als er bijvoorbeeld binnen één team al geruime tijd 6 medewerkers thuiszitten, dan kan het zijn dat de leidinggevende niet lekker functioneert. Door verzuimcijfers te analyseren kunnen we het gesprek aangegaan. Een oplossing kan zijn de leidinggevende gericht te trainen zodat zij goed met medewerkers om leren gaan.”

Een mensgerichte organisatie

Medewerkers zijn het meest essentiële onderdeel van een organisatie, heb daar aandacht voor. Dat is de boodschap die Anja en Maurice overbrengen. Anja: “Uit onderzoeken is gebleken dat medewerkers substantieel beter presteren als organisaties zich op mensen richten, in plaats van productie. Gelukkig zien we langzaam een kentering ontstaan. Binnen steeds meer bedrijven stapt men bijvoorbeeld af van de term HR. Mensen zijn immers geen resources. Je wil voorkomen dat medewerkers zichzelf nummertjes voelen. Ook zien we dat bedrijven ons steeds vaker opzoeken om preventief constructieve oplossingen te bedenken voor medewerkers met klachten.”

Maurice: “Waar voor veel bedrijven nog te winnen valt is het goed kenbaar maken van alle procedures rondom klachten en verzuim. Waar kunnen zij zich melden met klachten, wie is de (externe) vertrouwenspersoon? Hoe sterk is het als je dit als organisatie wél helder maakt. Je de-escaleert, voorkomt problemen en wint vertrouwen. Daar kun je als bedrijf dus al een eenvoudige stap vooruit zetten.”

Onze belangrijkste tips:

• Ga oprecht het gesprek aan met medewerkers, weet wat er speelt.
• Let op afwijkend gedrag bij medewerkers en maak het bespreekbaar.
• Vermijd aannames en oordeel niet, probeer een ander te begrijpen.
• Zorg dat alle procedures bij medewerkers bekend zijn, zodat zij zich kunnen melden.
• Kijk ook kritisch naar jezelf, heb jij de juiste vaardigheden om je team te coachen?

Tot slot: zijn budgetten een probleem voor preventieve interventies, aangezien die grotendeels al vast staan? Er zijn situaties waarbij de ziektekostenverzekering hierin een deel kan dekken. Of wanneer de interventies bijdragen aan de ontwikkeling van de medewerker, kunnen werkgever en werknemer gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor de rekening.

Meer tips over het voorkomen van verzuim? Capability begeleidt organisaties bij het vroegtijdig signaleren van verzuim én zorgt voor een spoedige en duurzame re-integratie van uitgevallen medewerkers.